Banyak kita dengar kasus keracunan pada manusia disebabkan karena mengkonsumsi makanan yang diketahui tercemar oleh cemaran fisik, kimia maupun biologi. Tercemarnya makanan bisa terjadi karena dalam proses produksi tidak menerapkan praktek penanganan atau produksi yang baik, misalnya abai terhadap higiene sanitasi baik dari sisi lingkungan produksi, peralatan produksi, tempat produksi, bahan baku produksi maupun karyawan produksi.

Penanganan pangan yang baik terutama pangan segar asal tumbuhan terbagi menjadi 16 elemen yang dapat dijabarkan menjadi 104 parameter seperti pada tabel berikut.

Dari 16 elemen tersebut yang sering dikesampingkan oleh pelaku usaha pangan yaitu elemen dokumen. Aktifitas produksi yang sangat padat, kurangnya sumber daya manusia untuk melakukan pendokumentasian dan kurang pahamnya pelaku usaha akan pentingnya dokumen adalah beberapa penyebab elemen dokumen ini terabaikan.  Dari sekian banyak dokumen yang perlu dibuat oleh pelaku usaha, Standar Operasional Prosedur (SOP) dan rekaman pelaksanaan SOP adalah yang sering tidak menjadi perhatian. Menurut Sailendra (2015), Standar Operasional Prosedur merupakan sebuah panduan yang bertujuan memastikan pekerjaan dan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar. Sejalan dengan definisi tersebut, Tjipto Atmoko (2011) mengartikan SOP sebagai suatu pedoman untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Pelaku usaha terkadang menganggap proses produksi sudah menjadi suatu kebiasaan dan rutinitas harian sehingga apa yang harus dilakukan sudah menjadi suatu hafalan dan tidak perlu untuk didokumentasikan.  Hal ini adalah pemahaman yang perlu diluruskan. SOP sangat penting bagi suatu perusahaan baik perusahaan besar atau kecil karena berfungsi sebagai pedoman dan landasan hukum yaitu pedoman untuk mengantisipasi situasi atau keadaan yang tidak terduga sekaligus sebagai acuan melaksanakan pekerjaan.  Selain itu SOP bermanfaat sebagai landasan hukum apabila terjadi penyimpangan. Dengan adanya SOP akan mempermudah karyawan melaksanakan pekerjaan, memudahkan mendeteksi hambatan-hambatan yang mungkin akan dialami pekerja, dan penerapan SOP mendorong karyawan untuk lebih disiplin  dan bertanggung dalam bekerja.

Terkait penanganan pangan segar asal tumbuhan, sesuai Peraturan Menteri Pertanian Republik Indonesia Nomor 15 tahun 2021, dokumen SOP yang dipersyaratkan yaitu SOP penanganan PSAT sesuai dengan alur proses dan SOP terkait sanitasi higiene.  SOP sesuai tata alir penanganan PSAT yaitu SOP yang menjelaskan apa, siapa, dimana, kapan, mengapa dan bagaimana suatu tahapan proses penanganan PSAT dilakukan. Contoh dari SOP ini adalah SOP penerimaan bahan baku, SOP penanganan bahan baku, SOP penyimpanan bahan baku, SOP proses produksi, SOP penyimpanan produk jadi, dan SOP distribusi. Sedangkan SOP sanitasi higiene yaitu SOP yang menguraikan apa, siapa, dimana, kapan, mengapa dan bagaimana proses terkait kegiatan peningkatan kebersihan. Perlu diingat setiap SOP baik SOP sesuai alur proses maupun SOP sanitasi higiene perlu dilengkapi dengan rekaman sebagai bukti bahwa SOP tersebut telah dilaksanakan.

Dalam penyusunan SOP harus menerapkan prinsip kemudahan dan kejelasan sehingga orang yang membaca dengan mudah memahami dan mengerti maksud dari SOP tersebut. Selain itu penyusunan SOP hendaknya diselaraskan dengan visi, misi, tujuan perusahaan, dan standard operasi yang lainnya. SOP juga harus mengandung standar kualitas tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya. 

SOP yang baik harus dapat mencerminkan informasi-informasi berikut:

1. Mengapa SOP perlu disusun;
2. Siapa yang bertanggung jawab terhadap terlaksananya SOP tersebut dan siapa yang harus melaksanakan SOP tersebut;
3. Apa tujuan yang diharapkan dari SOP dan perlengkapan apa saja yang diperlukan untuk melaksanakan SOP tersebut;
4. Dimana SOP tersebut berlaku;
5. Kapan SOP tersebut harus dilakukan; dan
6. Bagaimana tugas tersebut dilaksanakan dan didokumentasikan secara benar, misalnya dengan instruksi kerja atau dokumen pendukung lainnya).

Isi dari dokumen SOP antara lain:

1. Judul atau nama SOP;
2. Tujuan yaitu alasan dibuatnya prosedur;
3. Ruang lingkup yaitu menyebutkan kegunaan untuk bidang/kegiatan prosedur ini berlaku;
4. Definisi untuk menjelaskan istilah khusus yang ada dalam prosedur;
5. Acuan yaitu daftar dokumen informasi yang diperlukan untuk memahami prosedur ini sepenuhnya;
6. Penanggung jawab keseluruhan pelaksanaan prosedur ini;
7. Langkah pelaksanaan yaitu urutan pelaksanaan prosedur; dan
8. Dokumen terkait yaitu dokumen yang mendukung prosedur, misal formulir, rekaman hasil dan sebagainya.

Sebagai bukti dari pelaksanaan prosedur maka prosedur hendaknya dilengkapi dengan catatan atau rekaman.  Format rekaman seperti apa tidak ada format baku. 

Berikut adalah contoh format Standar Operasional Prosedur (SOP).

SOP dibuat dengan harapan dapat menciptakan ukuran standar kerja yang dapat memberikan karyawan sebuah cara untuk meningkatkan kualitas kerja serta memudahkan perusahaan untuk melakukan evaluasi program atau kinerja. Dengan setiap pelaku usaha pangan segar sudah mempunyai SOP yang jelas diharapkan produk yang dihasilkan akan terjaga kualitasnya bahkan meningkat kualitasnya karena sudah dilakukan sesuai dengan prosedur penangangan yang baik.

Penulis:  Dwi Rakhmawati, SP (Pengawas Mutu Hasil Pertanian Ahli Muda DPKP DIY)

Referensi:

1. Atmoko, Tjipto. 2011. Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Akuntabilitas
   Kinerja Instansi Pemerintah. Unpad, Bandung.
2. Azizah, Lely. 2022. Apa itu SOP? Pengertian, Fungsi, dan Manfaatnya. https://www.gramedia.com/best-seller/apa-itu-sop/
3. Peraturan Menteri Pertanian Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2021 tentang Standar Kegiatan Usaha dan Standar Produk pada Penyelenggaraan Perizinan Berusaha Berbasis Risiko Sektor Pertanian.
4. Sailendra, Annie. 2015. Langkah-Langkah Praktis Membuat SOP (Standard Operating Procedures). Trans Idea Publishing. Jakarta.